Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im deutschen B2B-Geschäftsverkehr Realität — und Anwaltskanzleien sind davon unmittelbar betroffen. Wer Unternehmen, Versicherer oder die öffentliche Hand zu seinen Mandanten zählt, muss sich spätestens jetzt mit strukturierten Rechnungsformaten auseinandersetzen. Die gute Nachricht: Mit dem richtigen Prozess ist die Umstellung kein Projekt, sondern eine Einstellung. Dieser Beitrag erklärt die Fristen, die Formate und die konkreten Schritte für Ihre Kanzlei.
Die Rechtsgrundlage: Wachstumschancengesetz und § 14 UStG
Mit dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 hat der Gesetzgeber die verpflichtende elektronische Rechnung für inländische B2B-Umsätze im Umsatzsteuergesetz verankert. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist dabei kein PDF, sondern ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Die in Deutschland gängigen Formate sind die XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0 (Hybridformat: PDF mit eingebettetem XML).
Die Fristen im Überblick
Seit 1. Januar 2025 — Empfangspflicht für alle: Jede Kanzlei muss E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und GoBD-konform archivieren können. Ein E-Mail-Postfach genügt formal für den Empfang — für die Verarbeitung und revisionssichere Ablage braucht es jedoch einen sauberen Prozess.
Bis 31. Dezember 2026 — Übergangsphase beim Versand: Papier- und PDF-Rechnungen dürfen im B2B-Bereich weiterhin versendet werden, sofern der Empfänger zustimmt. Diese Phase sollten Kanzleien aktiv zur Umstellung nutzen, nicht zum Abwarten.
Ab 1. Januar 2027 — Ausstellungspflicht für größere Rechnungssteller: Kanzleien mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr müssen ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen.
Ab 1. Januar 2028 — Ausstellungspflicht für alle: Die umsatzabhängige Übergangsregel endet. Dann müssen sämtliche inländischen B2B-Rechnungen — unabhängig von der Kanzleigröße — als strukturierte E-Rechnung ausgestellt werden.
Was heißt das konkret für Anwaltskanzleien?
Die Pflicht greift bei Leistungen an inländische Unternehmer — also bei Unternehmensmandaten, Mandaten für Versicherer, Verbände oder andere Kanzleien. Nicht betroffen sind Rechnungen an Verbraucher (B2C), Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie grenzüberschreitende Umsätze. Für viele Kanzleien bedeutet das: Ein erheblicher Teil des Rechnungsvolumens fällt unter die Pflicht — insbesondere im wirtschaftsrechtlichen Bereich, wo zusätzlich öffentliche Auftraggeber schon heute XRechnungen verlangen.
Drei Punkte werden in der Praxis häufig unterschätzt:
1. Die Empfangspflicht gilt bereits. Auch eine kleine Kanzlei, die selbst noch PDF-Rechnungen schreiben darf, muss eingehende E-Rechnungen ihrer Lieferanten und Dienstleister annehmen und archivieren können.
2. Ein PDF ist keine E-Rechnung. Das klassische Rechnungs-PDF erfüllt die Anforderungen der EN 16931 nicht. Wer heute mit Word-Vorlagen und PDF-Export arbeitet, braucht bis spätestens 2028 einen neuen Prozess.
3. Die Zustimmung des Empfängers trägt nur bis Ende 2026/2027. Die Übergangsregeln sind ein Auslaufmodell, keine Dauerlösung.
ZUGFeRD oder XRechnung — was braucht Ihre Kanzlei?
Die XRechnung ist der Standard der öffentlichen Verwaltung: ein reiner XML-Datensatz, den Behördenportale maschinell verarbeiten. Wer für Bund, Länder oder Kommunen tätig ist, kommt an ihr nicht vorbei.
ZUGFeRD verbindet beide Welten: Der Mandant erhält ein gewohnt lesbares PDF, in das der strukturierte XML-Datensatz eingebettet ist. Für den Rechnungsversand an Unternehmensmandanten ist das in der Regel der komfortabelste Weg — die Rechnung bleibt menschenlesbar und ist zugleich gesetzeskonform maschinenverarbeitbar.
Die pragmatische Antwort für die meisten Kanzleien lautet daher: beides — ZUGFeRD als Standard für Unternehmensmandate, XRechnung für öffentliche Auftraggeber. Entscheidend ist, dass Ihre Kanzleisoftware beide Formate direkt aus dem Abrechnungsprozess heraus erzeugt, ohne manuelle Zwischenschritte.
So bereiten Sie Ihre Kanzlei in vier Schritten vor
Schritt 1 — Bestandsaufnahme: Welcher Anteil Ihrer Rechnungen geht an Unternehmen? Verlangen Mandanten oder Auftraggeber bereits heute E-Rechnungen? Liegt Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 Euro (dann gilt für Sie die Frist 1. Januar 2027)?
Schritt 2 — Empfangsprozess klären: Legen Sie fest, über welches Postfach E-Rechnungen eingehen, wer sie prüft und wie sie revisionssicher archiviert werden.
Schritt 3 — Rechnungsausgang umstellen: Prüfen Sie, ob Ihre Abrechnungslösung ZUGFeRD und XRechnung nativ erzeugt. Falls Rechnungen heute manuell in Word oder Excel entstehen, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, den gesamten Prozess von der Zeiterfassung bis zur Rechnung zu digitalisieren — die E-Rechnung ist dann ein Nebenprodukt, kein Zusatzaufwand.
Schritt 4 — Testlauf vor der Frist: Versenden Sie E-Rechnungen an ausgewählte Mandanten, bevor die Pflicht greift. So erkennen Sie Stolpersteine (Leitweg-IDs bei Behörden, Validierungsfehler, Rückfragen der Buchhaltung auf Mandantenseite), solange noch Übergangsspielraum besteht.
Fazit: 2026 ist das Jahr der Umstellung
Die E-Rechnungspflicht kommt nicht — sie ist schon da. Die Empfangspflicht gilt seit 2025, die Ausstellungspflicht rückt mit 2027 und 2028 in greifbare Nähe. Kanzleien, die die verbleibende Übergangszeit nutzen, verwandeln eine regulatorische Pflicht in einen Effizienzgewinn: weniger manuelle Rechnungsschritte, schnellere Zahlungseingänge, weniger Fehler.
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Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht in Kanzleien
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für kleine Kanzleien?
Ja. Die Empfangspflicht gilt seit 2025 für alle. Beim Ausstellen greift die Pflicht für Kanzleien unter 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2028.
Reicht ein PDF per E-Mail als E-Rechnung?
Nein. Nur strukturierte Formate nach EN 16931 — etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0 — gelten als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Was gilt für Rechnungen an Privatmandanten?
B2C-Umsätze sind von der Pflicht ausgenommen. Hier dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen gestellt werden.
Was passiert mit Kleinbetragsrechnungen?
Rechnungen bis 250 Euro sind ausgenommen und dürfen weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
Hinweis: Dieser Beitrag informiert allgemein über die umsatzsteuerrechtlichen Regelungen zur E-Rechnung und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.
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