Wer als Kanzlei die öffentliche Hand vertritt, muss anders abrechnen als im Unternehmensmandat. Behörden von Bund, Ländern und Kommunen verlangen elektronische Rechnungen schon seit Jahren — lange bevor die allgemeine E-Rechnungspflicht den B2B-Bereich erreichte. Trotzdem scheitern viele erste Rechnungen an die Verwaltung an denselben drei Hürden: falsches Format, fehlende Leitweg-ID, falscher Einreichungsweg. Dieser Beitrag zeigt, wie Ihre Kanzlei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber korrekt stellt — vom Mandatsbeginn bis zum Zahlungseingang.
B2G ist nicht B2B: Die wichtigsten Unterschiede
Bei Rechnungen an Unternehmen (B2B) gelten die Übergangsfristen der allgemeinen E-Rechnungspflicht — hier genügt in der Regel eine ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail. Bei öffentlichen Auftraggebern (B2G) ist die Lage strenger und zugleich uneinheitlicher: Die Pflicht zur elektronischen Rechnung besteht hier bereits seit 2020, das verlangte Format ist fast immer die XRechnung, und die Übermittlung läuft nicht per E-Mail an den Sachbearbeiter, sondern über Rechnungseingangsplattformen — mit vorheriger Registrierung.
Hinzu kommt der Föderalismus: Bund und Länder haben eigene E-Rechnungsverordnungen mit unterschiedlichen Details. Was für ein Bundesministerium gilt, muss für die Landesbehörde oder die Kommune nicht identisch sein.
Rechnungen an den Bund: Eine zentrale Plattform
Für die Bundesverwaltung hat sich die Lage zuletzt vereinfacht: Seit September 2025 sind die früheren zwei Plattformen des Bundes (ZRE und OZG-RE) zu einer zentralen Rechnungseingangsplattform zusammengeführt — der OZG-RE. Ältere Anleitungen, die noch zwischen ZRE- und OZG-RE-Behörden unterscheiden, sind damit überholt.
Der Ablauf für Ihre Kanzlei: einmalig auf der Plattform registrieren, dann Rechnungen wahlweise hochladen, per E-Mail-Kanal übermitteln, direkt in der Weberfassung eintippen (praktikabel nur bei sehr wenigen Rechnungen) oder — bei regelmäßigem Volumen — automatisiert über das Peppol-Netzwerk einliefern. Die Plattform prüft jede Rechnung automatisch auf formale Richtigkeit und leitet sie anhand der Leitweg-ID an die richtige Stelle weiter. Den Bearbeitungsstatus sehen Sie im Nutzerkonto.
Die Leitweg-ID: Das wichtigste Feld der ganzen Rechnung
Die Leitweg-ID ist die Adresskennung der empfangenden Behörde. Sie wird Ihnen vom Auftraggeber bei der Beauftragung mitgeteilt — liegt sie nicht vor, fragen Sie aktiv nach, bevor Sie die erste Rechnung stellen. Drei Praxisregeln:
1. Die Leitweg-ID gehört in das Strukturfeld, nicht in den Freitext. In der XRechnung ist das die Käuferreferenz (Feld BT-10). Eine Leitweg-ID, die nur im Betreff, im PDF-Briefkopf oder in der Begleitmail steht, führt zur Ablehnung.
2. Eine Behörde kann mehrere Leitweg-IDs führen. Große Häuser adressieren Referate oder Projekte getrennt — übernehmen Sie die ID daher immer aus dem konkreten Auftrag, nicht aus einem früheren Mandat desselben Auftraggebers.
3. Hinterlegen Sie die Leitweg-ID in den Stammdaten des Mandats. Wenn Ihre Kanzleisoftware die ID einmal je Auftraggeber bzw. Akte speichert und automatisch in die XRechnung übernimmt, ist die häufigste Fehlerquelle dauerhaft beseitigt.
Länder und Kommunen: Vorher prüfen statt raten
Bei Landes- und Kommunalbehörden lohnt vor der ersten Rechnung ein kurzer Blick in die Spielregeln des jeweiligen Landes. Einige Länder nutzen die OZG-RE des Bundes mit, andere betreiben eigene Portale. Auch die Schwellenwerte unterscheiden sich: Der Bund sieht in seiner E-Rechnungsverordnung eine Bagatellgrenze von 1.000 Euro für Direktaufträge vor — manche Länder haben diese Grenze bewusst nicht übernommen, dort ist die E-Rechnung ab dem ersten Cent Pflicht. Die verlässlichste Quelle ist immer der Auftraggeber selbst: Format, Plattform und Leitweg-ID gehören zu den Informationen, die er Ihnen bei Auftragserteilung nennen muss.
Checkliste: Die erste Rechnung an eine Behörde
Bei Mandatsannahme: Leitweg-ID, geforderte Plattform und ggf. Bestell-/Auftragsnummer beim Auftraggeber erfragen und in den Stammdaten der Akte hinterlegen.
Vor der ersten Rechnung: Einmalige Registrierung auf der Plattform durchführen und den gewünschten Übertragungskanal freischalten lassen.
Bei der Rechnungserstellung: XRechnung direkt aus der Abrechnung erzeugen, Leitweg-ID im Feld Käuferreferenz (BT-10), alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach § 14 UStG sowie vom Auftraggeber geforderte Referenzen (z. B. Bestellnummer) aufnehmen.
Nach dem Einreichen: Status im Plattform-Konto prüfen. Eine formal abgewiesene Rechnung gilt nicht als gestellt — das verzögert den Zahlungslauf und kann bei Fristen relevant werden.
Fazit
Rechnungen an öffentliche Auftraggeber sind kein Hexenwerk, aber ein eigener Prozess: XRechnung statt PDF, Plattform statt E-Mail, Leitweg-ID statt Anschrift. Kanzleien, die diese drei Punkte in ihren Abrechnungsablauf einbauen — idealerweise so, dass die Software sie automatisch erledigt — rechnen mit Behörden genauso reibungslos ab wie mit jedem Unternehmensmandanten. Die Grundlagen zu Formaten und Fristen finden Sie in unseren Beiträgen zur E-Rechnungspflicht für Anwaltskanzleien und zum Vergleich ZUGFeRD vs. XRechnung.
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Häufige Fragen zu Behördenrechnungen
Kann ich einer Behörde eine ZUGFeRD-Rechnung schicken?
In der Regel verlangen die Plattformen von Bund und Ländern die XRechnung. Andere EN-16931-konforme Formate sind nur zulässig, wenn der Auftraggeber und die Plattform sie ausdrücklich akzeptieren — klären Sie das vorab.
Woher bekomme ich die Leitweg-ID?
Vom Auftraggeber, in der Regel mit der Auftragserteilung. Fehlt sie, fragen Sie nach — ohne korrekte Leitweg-ID wird die Rechnung nicht zugestellt.
Gilt die 1.000-Euro-Grenze überall?
Nein. Die Bagatellgrenze für Direktaufträge stammt aus der E-Rechnungsverordnung des Bundes; einzelne Länder haben sie nicht übernommen. Prüfen Sie die Regelung des jeweiligen Landes.
Was passiert, wenn meine Rechnung abgewiesen wird?
Die Plattform nennt den formalen Fehler (häufig: Leitweg-ID oder Pflichtfelder). Korrigieren Sie die Rechnung und reichen Sie sie erneut ein — erst die angenommene Rechnung löst den Zahlungslauf aus.
Hinweis: Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall. Maßgeblich sind die Vorgaben des jeweiligen Auftraggebers und der einschlägigen E-Rechnungsverordnungen.
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