Die GoBD — die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form — gelten für jede Anwaltskanzlei, die umsatzsteuerpflichtig ist. Trotzdem herrscht in vielen Kanzleien Unsicherheit: Was genau verlangt die GoBD? Gilt sie auch für die digitale Mandatsakte? Und was passiert bei Verstößen? Dieser Artikel gibt Antworten — konkret, verständlich und mit einer praktischen Checkliste.
Was sind die GoBD?
Die GoBD sind ein Verwaltungsanweisungsschreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF-Schreiben vom 28. November 2019), das konkretisiert, wie steuerrelevante Unterlagen elektronisch geführt und aufbewahrt werden müssen. Sie gelten ergänzend zu den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aus § 147 AO und § 257 HGB.
Kern der GoBD sind acht Grundsätze, die jede Buchführung erfüllen muss:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Ein Dritter (z. B. Betriebsprüfer) muss Ihre Buchführung ohne Ihre Hilfe verstehen können
- Vollständigkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen erfasst werden — lückenlos
- Richtigkeit: Die Aufzeichnungen müssen sachlich und rechnerisch korrekt sein
- Zeitgerechte Buchung: Geschäftsvorfälle sind zeitnah zu erfassen
- Ordnung: Systematische, nachvollziehbare Ablage
- Unveränderbarkeit: Einmal gebuchte Datensätze dürfen nicht ohne Dokumentation geändert werden
- Zeitgerechte Aufbewahrung: Aufbewahrungsfristen von 6 und 10 Jahren müssen eingehalten werden
- Verfügbarkeit: Unterlagen müssen auf Anforderung der Finanzverwaltung lesbar gemacht werden können
Gelten die GoBD auch für Anwaltskanzleien?
Ja — uneingeschränkt. Anwälte sind als Freiberufler zwar von der Handelsbilanzierung befreit, unterliegen aber der Umsatzsteuer und der Einkommensteuer. Sobald eine Kanzlei umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringt, gelten die Aufzeichnungspflichten nach § 147 AO — und damit die GoBD für die elektronische Führung dieser Aufzeichnungen.
Konkret betroffen sind in der Kanzlei:
- Alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen (auch die an Privatpersonen)
- Der elektronische Kontoauszug und Zahlungsbelege
- Die digitale Buchhaltung (EÜR oder Bilanzierung)
- Steuererklärungen und deren elektronische Übermittlung
- E-Mails mit steuerlich relevantem Inhalt (z. B. Honorarvereinbarungen)
Wichtig: Die GoBD gelten nicht für die Mandatsakte als solche — diese unterliegt den anwaltlichen Aufbewahrungspflichten nach § 50 BRAO. Aber sobald Dokumente aus der Mandatsakte steuerlich relevant werden (etwa als Beleg für eine Auslagenrechnung), gelten auch für diese die GoBD.
Anforderungen an die digitale Buchführung in der Kanzlei
Die GoBD stellen konkrete Anforderungen an die Software und Prozesse, mit denen eine Kanzlei ihre Buchführung führt:
Unveränderbarkeit der Buchungen
Das zentrale Prinzip: Eine einmal gebuchte Rechnung darf nicht mehr verändert werden, ohne dass die Änderung dokumentiert wird. In der Praxis bedeutet das: Stornos müssen als eigene Buchung erfolgen, nicht durch Löschen oder Überschreiben des ursprünglichen Datensatzes. Ihre Kanzleisoftware muss dieses Prinzip technisch absichern — etwa durch eine Versionshistorie oder automatische Stornobuchungen.
Verfahrensdokumentation
Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation: eine schriftliche Beschreibung, wie Ihre Buchführung organisiert ist. Sie muss erklären, welche Software Sie verwenden, wie Belege erfasst, verarbeitet und archiviert werden und wer dafür verantwortlich ist. Diese Dokumentation muss auf Anforderung des Finanzamts vorgelegt werden können.
Datenzugriff für die Finanzverwaltung
Bei einer Betriebsprüfung muss die Kanzlei der Finanzverwaltung Zugriff auf die elektronischen Daten gewähren — entweder durch Datenträgerüberlassung, direkten Zugriff auf das System oder durch Ausdrucke. Die Daten müssen in einem auswertbaren Format vorliegen (z. B. CSV, XML oder DATEV-Export).
| Anforderung | Was die GoBD verlangt | Praxis-Tipp für Kanzleien |
|---|---|---|
| Unveränderbarkeit | Keine nachträgliche Änderung ohne Dokumentation | Software mit automatischer Versionshistorie nutzen |
| Verfahrensdokumentation | Schriftliche Beschreibung des Buchführungsprozesses | Einmalig erstellen, jährlich aktualisieren |
| Aufbewahrungsfristen | 6 Jahre (Korrespondenz), 10 Jahre (Bücher, Belege) | Digitale Archivierung mit automatischem Löschkonzept |
| Datenzugriff | Daten müssen für Prüfungen exportierbar sein | DATEV-Schnittstelle oder CSV-Export sicherstellen |
| Zeitgerechte Buchung | Erfassung zeitnah zum Geschäftsvorfall | Monatliche Buchungsläufe, keine Jahresendhektik |
Digitale Akten und GoBD: Was gilt für die Mandatsakte?
Die digitale Mandatsakte ist nicht direkt GoBD-pflichtig — aber sie berührt die GoBD an mehreren Stellen:
- Rechnungsbelege in der Akte: Wenn Sie Rechnungen oder Zahlungsbelege in der digitalen Mandatsakte ablegen, müssen diese GoBD-konform aufbewahrt werden — unveränderbar und mit dokumentiertem Änderungsprozess.
- Honorarvereinbarungen per E-Mail: E-Mails, die Honorarvereinbarungen enthalten, sind steuerlich relevant und unterliegen der 6-jährigen Aufbewahrungspflicht nach § 147 Abs. 3 AO.
- Zeiterfassungsdaten: Aufzeichnungen zur Zeiterfassung, die der Honorarberechnung dienen, sind Teil der steuerrelevanten Unterlagen und müssen entsprechend aufbewahrt werden.
Moderne Kanzleisoftware wie Track2Bill Abrechnung verbindet Mandatsakte und Buchhaltung so, dass GoBD-Anforderungen automatisch erfüllt werden — ohne dass Sie als Anwalt täglich darüber nachdenken müssen.
Checkliste: GoBD-Compliance in der Kanzlei
Prüfen Sie mit dieser Checkliste, ob Ihre Kanzlei die wichtigsten GoBD-Anforderungen erfüllt:
- ☐ Alle Rechnungen werden unveränderbar gespeichert (keine Löschung oder Überschreibung)
- ☐ Stornos erfolgen als eigene Buchung mit Verweis auf den ursprünglichen Beleg
- ☐ Eine Verfahrensdokumentation liegt vor und ist aktuell
- ☐ Aufbewahrungsfristen (6 und 10 Jahre) sind im System hinterlegt
- ☐ Elektronische Daten können für Betriebsprüfungen exportiert werden (DATEV, CSV)
- ☐ Steuerrelevante E-Mails werden GoBD-konform archiviert
- ☐ Zugangsberechtigungen sind dokumentiert (wer hat Zugriff auf Buchhaltungsdaten?)
- ☐ E-Rechnungen werden mit eingebetteten XML-Daten archiviert (nicht nur als PDF)
Häufige Fragen zu GoBD für Anwaltskanzleien
Was passiert, wenn meine Kanzlei die GoBD nicht einhält?
Bei schwerwiegenden GoBD-Verstößen kann das Finanzamt die Buchführung verwerfen und die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO). Das führt in der Regel zu höheren Steuernachforderungen. Zusätzlich drohen Verspätungszuschläge und im Wiederholungsfall ein Ordnungsgeldverfahren. In der Praxis werden leichte Verstöße meist beanstandet, bevor es zu einer Schätzung kommt — trotzdem ist die Einhaltung kein optionaler Punkt.
Reicht es, Rechnungen als PDF in einem Ordner zu speichern?
Ein einfacher Dateiordner reicht nicht aus, wenn dort Dateien gelöscht oder überschrieben werden können — das verstößt gegen das Unveränderbarkeitsprinzip. Zulässig ist die PDF-Ablage nur, wenn sie technisch oder organisatorisch vor Veränderung geschützt ist (z. B. durch ein Dokumentenmanagementsystem mit Versionierung oder durch WORM-Speicher). Zudem müssen E-Rechnungen im Originalformat (XML) aufbewahrt werden, nicht nur als PDF.
Gilt die GoBD auch für die private Mandantsakte des Anwalts?
Die Mandatsakte als Ganzes unterliegt den anwaltlichen Aufbewahrungspflichten nach § 50 BRAO, nicht direkt der GoBD. Allerdings gelten die GoBD für alle steuerrelevanten Dokumente — auch wenn sie Teil der Mandatsakte sind. Dazu gehören etwa Honorarrechnungen, Auslagenbelege und E-Mails mit steuerlich relevantem Inhalt. Eine saubere Trennung zwischen Mandatsdokumenten und Buchhaltungsbelegen erleichtert die Compliance erheblich.
Muss ich eine Verfahrensdokumentation auch als Einzelanwalt erstellen?
Ja, grundsätzlich gilt die Pflicht zur Verfahrensdokumentation unabhängig von der Kanzleigröße. In der Praxis wird das Finanzamt bei einem Einzelanwalt mit überschaubarer Buchhaltung selten eine formale Verfahrensdokumentation anfordern — spätestens bei einer Betriebsprüfung kann sie aber verlangt werden. Ein knappes, einseitiges Dokument, das Software, Prozesse und Verantwortlichkeiten beschreibt, ist schnell erstellt und im Zweifel Gold wert.
Fazit: GoBD ist machbar — mit den richtigen Werkzeugen
Die GoBD klingen komplizierter, als sie in der Praxis sind. Wer eine Kanzleisoftware nutzt, die Unveränderbarkeit, Aufbewahrungsfristen und Exportfunktionen von Haus aus mitbringt, erfüllt die wichtigsten Anforderungen automatisch. Die größte Hürde ist meist die Erstellung der Verfahrensdokumentation — ein einmaliger Aufwand von wenigen Stunden.