Die E-Rechnungspflicht für Anwaltskanzleien ist keine Zukunftsmusik mehr, sondern geltendes Recht. Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber verbindliche Stufen eingeführt, die Kanzleien schrittweise verpflichten, Rechnungen im strukturierten elektronischen Format auszustellen und zu empfangen. Wer bis 2028 alle Übergangsfristen ausgeschöpft hat, muss vollständig umgestellt sein. Dieser Artikel erklärt, welche Fristen konkret gelten, welche Formate zulässig sind und wie Sie Ihre Kanzlei praktisch vorbereiten.
Was ist die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht verpflichtet inländische Unternehmer im B2B-Bereich, Rechnungen für umsatzsteuerpflichtige Leistungen als strukturierte elektronische Rechnung zu übermitteln — und nicht mehr als einfache PDF-Datei oder Papier. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 UStG in der Fassung ab 2025).
Konkret bedeutet das für Anwaltskanzleien:
- Ein PDF, das Sie per E-Mail an Ihren Mandanten schicken, gilt künftig nicht mehr als E-Rechnung — es sei denn, es enthält eingebettete strukturierte Daten (z. B. ZUGFeRD).
- Zulässige Formate sind solche, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen: in der Praxis vor allem XRechnung und ZUGFeRD (ab Profil EN 16931).
- Die Pflicht gilt für den B2B-Bereich, also Rechnungen an andere Unternehmer — Mandanten, die Unternehmen sind, fallen darunter. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind ausgenommen.
Anwälte fragen häufig, ob die Pflicht wirklich auch für sie gilt. Die Antwort: ja. Freiberufler sind umsatzsteuerrechtlich Unternehmer. Sobald eine Kanzlei an einen Unternehmer-Mandanten abrechnet — etwa an eine GmbH, eine AG oder einen anderen Freiberufler — greifen die Vorgaben.
Welche Fristen gelten von 2025 bis 2028?
Das Wachstumschancengesetz sieht ein gestaffeltes Modell vor. Entscheidend ist: Die Empfangspflicht gilt früher als die Versandpflicht. Die folgende Tabelle fasst die Stufen zusammen:
| Zeitraum | Pflicht | Was das für Kanzleien bedeutet |
|---|---|---|
| Ab 1.1.2025 | Empfangspflicht für alle Unternehmer | Ihre Kanzlei muss E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) empfangen und verarbeiten können. Papier- und PDF-Rechnungen dürfen Sie zwar weiterhin ausstellen, müssen aber technisch in der Lage sein, strukturierte Rechnungen zu empfangen. |
| 1.1.2027 | Versandpflicht für Unternehmer mit Gesamtumsatz über 800.000 € im Vorjahr | Kanzleien mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen ab 2027 E-Rechnungen aktiv versenden. Übergangsweise (bis Ende 2027) ist noch eine PDF-Rechnung mit Zustimmung des Empfängers möglich. |
| 1.1.2028 | Versandpflicht für alle Unternehmer | Alle Kanzleien — unabhängig vom Umsatz — müssen E-Rechnungen im strukturierten Format ausstellen. Nur noch Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise sind ausgenommen. |
Die zentrale Erkenntnis: Wer heute eine Kanzlei mit nennenswertem B2B-Anteil führt, sollte die Umstellung nicht auf 2028 schieben. Die Empfangspflicht gilt bereits seit 2025 — spätestens seitdem sollten Sie eingehende E-Rechnungen verarbeiten können.
Was müssen Kanzleien jetzt konkret tun?
Die Umstellung auf die E-Rechnung ist weniger ein technisches als ein organisatorisches Projekt. Erfahrungsgemäß scheitert sie nicht am Format, sondern an Workflows, die niemand angepasst hat. Diese Schritte sind jetzt sinnvoll:
- Bestandsaufnahme: Prüfen Sie, welchen Anteil Ihrer Mandate B2B-Mandate sind. Nur für diese ist die E-Rechnung verpflichtend.
- Software prüfen: Kann Ihre Kanzleisoftware XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen? Falls nicht, planen Sie die Umstellung — moderne Lösungen wie Track2Bill E-Rechnung erzeugen E-Rechnungen direkt aus dem Abrechnungsworkflow.
- Empfangsprozess definieren: Legen Sie fest, wo eingehende E-Rechnungen landen, wer sie verarbeitet und wie sie archiviert werden (GoBD-konform, 10 Jahre Aufbewahrung).
- Zahlungsdaten prüfen: E-Rechnungen müssen alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten — inklusive Steuernummer oder USt-IdNr. Ihrer Mandanten.
- Team schulen: Sekretariat und Buchhaltung müssen wissen, wie eine E-Rechnung aussieht, wie sie validiert wird und woran sie eine fehlerhafte erkennen.
Checkliste: E-Rechnung in der Kanzlei
Nutzen Sie diese Checkliste, um den Umstellungsstand Ihrer Kanzlei zu bewerten:
- ☐ Kanzleisoftware kann E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen
- ☐ Eingehende E-Rechnungen werden zentral empfangen und GoBD-konform archiviert
- Abrechnungsprozess ist so aufgesetzt, dass Pflichtangaben vollständig erfasst werden
- ☐ Mandantenstammdaten enthalten Steuernummern/USt-IdNr. aller B2B-Mandanten
- ☐ Für Behördenmandate ist die Leitweg-ID des Auftraggebers bekannt
- ☐ Sekretariat ist im Umgang mit E-Rechnungen geschult
- ☐ Test-Rechnungen wurden an mindestens einen B2B-Mandanten versendet und validiert
Praxistipp: Die Kombination aus mandatsbezogener Zeiterfassung und automatisiertem Rechnungsversand reduziert den manuellen Aufwand erheblich — Zeiten werden erfasst, in die Rechnung überführt und direkt als strukturierte E-Rechnung ausgegeben.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht für Anwaltskanzleien
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für kleine Kanzleien und Einzelanwälte?
Ja. Die E-Rechnungspflicht gilt umsatzunabhängig — allerdings mit gestaffelten Fristen. Kanzleien mit einem Gesamtumsatz bis 800.000 Euro müssen erst ab dem 1. Januar 2028 E-Rechnungen versenden. Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmer, also auch für Einzelanwälte und kleine Kanzleien.
Reicht es, wenn ich meine Rechnung weiterhin als PDF per E-Mail verschicke?
Nein, zumindest nicht dauerhaft. Ein einfaches PDF ohne strukturierte Daten ist keine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Übergangsweise ist die PDF-Rechnung bis Ende 2027 mit Zustimmung des Empfängers noch zulässig. Ab dem 1. Januar 2028 müssen B2B-Rechnungen in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD ausgestellt werden.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch bei Rechnungen an private Mandanten?
Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur im B2B-Bereich, also für Rechnungen an andere Unternehmer. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind von der Pflicht ausgenommen — hier können Sie weiterhin wie gewohnt abrechnen. Achten Sie aber darauf, dass Ihre Kanzleisoftware beide Wege sauber trennt.
Welches Format soll meine Kanzlei verwenden: XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide Formate sind rechtlich zulässig, solange sie der Norm EN 16931 entsprechen. Als Faustregel gilt: Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist XRechnung meist Pflicht. Für Geschäftsmandate ist ZUGFeRD oft praktischer, weil es ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Details finden Sie in unserem Artikel ZUGFeRD vs. XRechnung.
Fazit: Jetzt handeln, nicht 2028
Die E-Rechnungspflicht für Anwaltskanzleien ist ein gestaffeltes Gesetz mit klarer Richtung: Bis 2028 müssen alle B2B-Rechnungen strukturiert übermittelt werden. Wer jetzt die Software, die Prozesse und das Team vorbereitet, vermeidet den Umstellungsstress im letzten Moment — und profitiert sofort von schnelleren Zahlungseingängen und weniger manueller Nacharbeit.