Eine Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber zu stellen, unterscheidet sich grundlegend von einer Rechnung an einen Unternehmensmandanten. Seit dem 27. November 2020 müssen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes elektronisch übermittelt werden — viele Bundesländer haben eigene Regelungen nachgezogen. Für Kanzleien, die für Kommunen, Behörden oder Gerichte tätig werden, bedeutet das: klassische PDF-Rechnungen per E-Mail sind nicht mehr zulässig. Dieser Artikel erklärt, welche Regeln gelten und wie Sie Ablehnungen vermeiden.
Warum gelten für Behördenrechnungen besondere Regeln?
Öffentliche Auftraggeber sind durch die EU-Richtlinie 2014/55/EU und die deutsche Umsetzung (E-Rechnungsverordnung, ERechV) verpflichtet, elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format zu empfangen. Ziel ist die vollständig automatisierte Verarbeitung — von der Rechnungseingangsprüfung bis zur Zahlung. Damit das funktioniert, darf die Rechnung nicht nur „irgendwie digital“ sein, sondern muss einem verbindlichen Standard entsprechen.
Für Kanzleien hat das drei praktische Konsequenzen:
- Die Rechnung muss im Format XRechnung (oder einem anderen EN-16931-konformen Standard) vorliegen
- Sie benötigen die Leitweg-ID des Auftraggebers — ohne sie wird die Rechnung nicht zugestellt
- Die Übermittlung erfolgt über zentrale E-Rechnungsportale — je nach Bundesland unterschiedliche
XRechnung: Das Pflichtformat für Behörden
XRechnung ist der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Das Format ist ein rein strukturiertes XML ohne lesbare PDF-Komponente — die Rechnung wird vollständig maschinell verarbeitet. Wer eine XRechnung erstellt, muss sicherstellen, dass alle Pflichtfelder korrekt befüllt sind. Fehlende oder fehlerhafte Angaben führen zur Ablehnung.
Die wichtigsten Pflichtangaben einer XRechnung für Kanzleien:
| Pflichtangabe | Was einzutragen ist | Häufiger Fehler |
|---|---|---|
| Leitweg-ID | Die eindeutige Kennung der empfangenden Stelle | Fehlt oder ist veraltet |
| Käuferreferenz | Vom Auftraggeber vorgegebene Referenz (z. B. Aktenzeichen) | Wird mit eigener Rechnungsnummer verwechselt |
| Steuernummer / USt-IdNr. | Steuernummer der Kanzlei | Veraltete Steuernummer nach Umzug |
| Rechnungsdatum und -nummer | Eindeutig, fortlaufend | Doppelte Rechnungsnummern |
| Leistungsbeschreibung | Konkret, mit Zeitraum und Tätigkeit | Zu pauschale Beschreibung („Rechtsberatung“) |
Die Leitweg-ID: Schlüssel zur Zustellung
Die Leitweg-ID ist eine mehrstellige Kennung, die einer Rechnung den Weg zur richtigen Stelle innerhalb der Behörde weist. Sie funktioniert ähnlich wie eine Postleitzahl — nur auf Ebene der internen Organisation. Die Leitweg-ID hat immer einen bestimmten Aufbau, etwa „991-12345-67″ für eine Kommune.
Wo Sie die Leitweg-ID finden:
- Auftragsbestätigung oder Vergabescheid: Die Leitweg-ID steht meist im Begleitschreiben des Auftrags
- Website der Behörde: Viele Behörden veröffentlichen ihre Leitweg-ID im Bereich „E-Rechnung“ oder „Vergabe“
- Zentrales Leitweg-ID-Verzeichnis: Unter leitweg-id.de können Sie nach der Behörde suchen
- Direkte Nachfrage: Wenn nichts zu finden ist, fragen Sie bei der Buchhaltung der Behörde nach
Mehr zum Thema finden Sie in unserem Ratgeber Leitweg-ID für Anwälte.
Schritt-für-Schritt: So erstellen Sie eine konforme Behördenrechnung
- Leitweg-ID und Käuferreferenz ermitteln: Beide Angaben finden Sie in der Auftragsbestätigung. Fehlt eine der beiden, fragen Sie vor Rechnungsstellung nach.
- XRechnung in der Kanzleisoftware erstellen: Mit Track2Bill E-Rechnung erstellen Sie die XRechnung direkt aus dem Abrechnungsworkflow — alle Pflichtfelder werden automatisch geprüft.
- Pflichtfelder vollständig ausfüllen: Achten Sie besonders auf Leistungsbeschreibung (konkret, mit Zeitraum), Steuernummer und die korrekte Bezeichnung des Auftraggebers.
- Über das richtige Portal versenden: Bundesbehörden: OZG-RE oder XRechnung.de. Landesbehörden: je nach Bundesland eigenes Portal. Kommunen: oft kommunale Portale oder E-Mail mit XRechnung.
- Versandbestätigung aufbewahren: Die Eingangsbestätigung des Portals ist Ihr Nachweis — bewahren Sie sie GoBD-konform auf.
- Bei Ablehnung schnell reagieren: Ablehnungen haben fast immer einen konkreten Grund, der im Fehlerbericht steht. Korrigieren und erneut senden.
Die häufigsten Ablehnungsgründe — und wie Sie sie vermeiden
Erfahrungsgemäß werden Behördenrechnungen aus wiederkehrenden Gründen abgelehnt. Die Top 5:
- Fehlende oder falsche Leitweg-ID: Häufigster Grund. Prüfen Sie die ID vor jedem Versand, auch bei wiederkehrenden Mandaten — Behörden ändern Leitweg-IDs gelegentlich.
- Fehlende Käuferreferenz: Viele Auftraggeber verlangen eine spezifische Referenz (z. B. das Aktenzeichen des Verfahrens). Ohne sie wird die Rechnung nicht zugeordnet.
- Formale Fehler in der Rechnung: Fehlende Pflichtangaben nach § 14 UStG, doppelte Rechnungsnummern oder ein falsches Rechnungsdatum.
- Falsches Übermittlungsportal: Die Rechnung wurde an das falsche Portal oder die falsche E-Mail-Adresse gesendet.
- Zu pauschale Leistungsbeschreibung: „Rechtsberatung im Zeitraum X“ reicht oft nicht — die Behörde will wissen, was konkret geleistet wurde.
Ein strukturierter Abrechnungsworkflow, der aus der Zeiterfassung automatisch Rechnungspositionen erzeugt, reduziert Fehlerquellen erheblich — jede Position ist dokumentiert und nachvollziehbar.
Checkliste für Kanzleien: Behördenrechnung ohne Ablehnung
- ☐ Leitweg-ID des Auftraggebers ist bekannt und aktuell
- ☐ Käuferreferenz aus der Auftragsbestätigung ist eingetragen
- ☐ XRechnung enthält alle Pflichtangaben nach § 14 UStG
- ☐ Leistungsbeschreibung ist konkret (Tätigkeit, Zeitraum, ggf. Aktenzeichen)
- ☐ Richtiges E-Rechnungsportal für das Bundesland/die Behörde verwendet
- ☐ Versandbestätigung gespeichert und archiviert
- ☐ Stornoprozess für den Ablehnungsfall ist bekannt
Häufige Fragen zu Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
Gilt die XRechnung-Pflicht auch für kleine Beträge?
Grundsätzlich ja. Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung gilt für alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, unabhängig vom Betrag. Einige Bundesländer haben Bagatellgrenzen für Kleinbeträge eingeführt — im Bundesbereich gilt die Pflicht jedoch ausnahmslos. Im Zweifel empfiehlt sich immer die XRechnung.
Was passiert, wenn ich eine Rechnung ohne Leitweg-ID versende?
Die Rechnung wird in der Regel nicht zugestellt und entweder automatisch abgelehnt oder im Eingangsportal hängen bleiben. Sie erhalten eine Fehlermeldung und müssen die Rechnung mit korrekter Leitweg-ID erneut versenden. Das verzögert die Zahlung — im schlimmsten Fall um Wochen.
Muss ich für jede Behörde ein anderes Portal verwenden?
Nicht unbedingt. Viele E-Rechnungsplattformen und Kanzleisoftware-Lösungen bündeln den Versand über verschiedene Portale. Entscheidend ist, dass Sie wissen, welches Portal für welchen Auftraggeber zuständig ist. Bundesbehörden nutzen OZG-RE oder XRechnung.de, Landesbehörden und Kommunen haben oft eigene Portale.
Kann ich die XRechnung auch per E-Mail an die Behörde senden?
Nur wenn die Behörde das ausdrücklich erlaubt. Die meisten öffentlichen Auftraggeber verlangen die Übermittlung über ein E-Rechnungsportal. E-Mail-Versand ist meist nur bei kleinen Kommunen akzeptabel — und auch nur, wenn dies offiziell so vorgesehen ist. Prüfen Sie die Anforderungen des jeweiligen Auftraggebers vor dem ersten Versand.
Fazit: Behördenrechnungen sind planbar — mit dem richtigen Prozess
Rechnungen an öffentliche Auftraggeber scheitern selten an der Sache, sondern am Prozess: fehlende Leitweg-ID, falsches Portal, fehlende Referenz. Wer diese drei Punkte systematisch abarbeitet und eine Kanzleisoftware nutzt, die XRechnung nativ unterstützt, reduziert Ablehnungen auf ein Minimum.