Aufgabentafel je Akte

Worum es geht

Jede Akte hat eine eigene Aufgabentafel: Phasen als Zeilen, fünf feste Statusspalten als Raster. Wer die Akte öffnet, sieht ohne Rückfrage, was offen ist und wer daran arbeitet.

In vielen Kanzleien lebt der Stand eines Mandats in Köpfen, Wiedervorlagen und Mailverläufen. Wer eine Akte übernimmt, vertritt oder prüft, muss ihn sich zusammentragen. Das kostet Zeit und führt zu doppelter Arbeit oder verpassten Fristen.

Die Aufgabentafel macht den Stand sichtbar. Jede Akte bekommt Phasen als Zeilen — etwa Mandatsannahme, Schriftsätze, Verhandlung — und fünf feste Statusspalten von Offen bis Abgeschlossen. Eine Aufgabe trägt Titel, Priorität, Fälligkeit und die Kürzel der Zuständigen; erfasste Zeit erscheint direkt auf der Karte. Erledigtes wandert per Zug in die nächste Spalte, sodass Fortschritt eine Bewegung ist und keine Statusmeldung.

Daneben steht die persönliche Ansicht Meine Aufgaben: Sie zeigt alle Karten einer Person über sämtliche Akten hinweg, im gleichen Raster. So bleibt der Blick auf die einzelne Akte und der Blick auf die eigene Woche konsistent, ohne zweites Werkzeug.

So funktioniert’s

1. In der Akte den Reiter Aufgaben öffnen; die Tafel zeigt Phasen als Zeilen und fünf Statusspalten.
2. Über Neue Aufgabe Titel, Phase, Spur, Priorität und Fälligkeit erfassen.
3. Zuständige zuweisen — ihre Kürzel erscheinen auf der Karte.
4. Karten per Zug in die nächste Statusspalte bewegen, sobald sich der Stand ändert.
5. Unter Meine Aufgaben die eigenen Karten aus allen Akten gebündelt prüfen.