Kollisionsprüfung und Mandatssperre

Worum es geht

Die Kollisionsprüfung beantwortet vor jeder Mandatsannahme, ob eine Partei im Haus bereits bekannt ist. Die Mandatssperre macht aus dem Befund eine verbindliche Freigabeentscheidung.

Ob eine Gegenseite schon einmal Mandantin war, weiß in einer gewachsenen Kanzlei niemand vollständig. Die Antwort steckt in Akten, alten Pitches und Absprachen, die per E-Mail entstanden sind. Wird sie zu spät gefunden, steht das Mandat infrage.

Die Kollisionsprüfung durchsucht Mandanten, Gegenseiten laufender Akten und die Sperrliste in einem Schritt. Jeder Treffer nennt Mandant, Aktennummer, Mandatsbeschreibung und verantwortlichen Bearbeiter, sodass die Rückfrage an die richtige Person geht. Die Sperrliste selbst unterscheidet drei Kategorien: Kollision als reiner Beleg, Im Pitch gesperrt und Blacklist.

Neu ist, dass Track2Bill diese Bedeutung selbst aufgreift. Wer einen gesperrten Namen anlegen will, wird nicht bloß gewarnt: Die Annahme wird angehalten und als Freigabeanfrage an die zuständige Partnerin gestellt. Diese entscheidet in einer eigenen Liste, mit Begründung. So entsteht aus einer stillen Warnung eine dokumentierte Entscheidung, die sich später belegen lässt.

So funktioniert’s

1. Unter Kollisionsprüfung den gesuchten Namen oder Begriff eingeben und die Recherche starten.
2. Die Treffer prüfen: Mandant, Aktennummer und verantwortlicher Bearbeiter stehen in jeder Zeile.
3. Auf der Sperrliste Einträge mit Kategorie, Gültigkeitszeitraum und verantwortlicher Person pflegen.
4. Trifft eine Anlage auf eine Sperre, wird sie angehalten und als Freigabeanfrage eingereicht.
5. Unter Mandatsfreigaben entscheidet die zuständige Person mit Begründung über die Anfrage.