Honorarvereinbarung mit Freigabe

Worum es geht

Honorarsätze lassen sich als Vorgang erfassen, von einer zweiten Person prüfen und freigeben. Erst danach werden sie wirksam; das Anschreiben für den Mandanten entsteht aus demselben Vorgang.

Normalerweise wird ein Honorarsatz direkt bearbeitet: eintragen, speichern, gilt. Für laufende Anpassungen ist das richtig. Bei neuen Mandaten oder bei Änderungen an bestehenden Sätzen wollen viele Kanzleien aber ein zusätzliches Sicherungsnetz — schon deshalb, weil später niemand mehr rekonstruieren kann, wer welchen Satz zugesagt hat.

Die Vereinbarung macht daraus einen Vorgang in fünf Schritten. Eine Person erfasst die Konditionen: Abrechnungsart, Basissatz und individuelle Sätze, Zeittakt, Abrechnungsintervall, Umsatzsteuer und Auslagenregelung. Dann reicht sie den Vorgang zur Prüfung ein.

Die prüfende Person sieht bisherige und eingereichte Werte in zwei Gegenüberstellungen und entscheidet über Freigabe oder Ablehnung. Nach der Freigabe steht am Vorgang, wer sie wann erteilt hat. Aus denselben Daten entsteht das Dokument für den Mandanten, das anschließend versandt und unterschrieben wird. Die Sätze werden erst wirksam, wenn der Vorgang abgeschlossen ist.

So funktioniert’s

1. Am Mandanten oder an der Akte eine neue Vereinbarung anlegen.
2. Im Schritt Konditionen Sätze, Zeittakt, Intervall, Umsatzsteuer und Auslagenregelung erfassen.
3. Den Vorgang zur Prüfung einreichen; er geht an die zuständige Person.
4. Diese vergleicht bisherige und eingereichte Werte und gibt frei oder lehnt ab.
5. Das Dokument erzeugen, versenden und den Vorgang nach der Unterschrift abschließen.