Budgetgrenzen und Meldeprotokoll

Worum es geht

Track2Bill überwacht die Budgets Ihrer Akten und meldet das Erreichen der Schwellen 25, 50, 75 und 100 Prozent per E-Mail. Ein Protokoll macht nachvollziehbar, welche Meldung an wen ging.

Budgetüberschreitungen sind selten eine Überraschung — sie fallen nur zu spät auf. Wer sie von Hand nachrechnet, tut das im Zweifel am Monatsende und damit nach dem Punkt, an dem man mit dem Mandanten noch hätte sprechen können.

Die automatische Überwachung nimmt diese Rechenarbeit ab. Erreicht die Ausschöpfung eines Aktenbudgets eine der Schwellen 25, 50, 75 oder 100 Prozent, geht eine E-Mail an die zuständigen Personen. Zusätzliche Empfänger lassen sich je Akte eintragen, etwa das Sekretariat oder eine zweite verantwortliche Person, ohne dass diese das Budget abonnieren müssen.

Neu ist der Beleg dafür. Die Verwaltungsseite Budget-Benachrichtigungen listet jede ausgelöste Meldung mit Zeitpunkt, Akte, Schwelle und Ergebnis. Neben den Personen, die die Mail tatsächlich bekommen haben, steht jeder übersprungene Empfänger mit seinem Grund: nicht abonniert, keine Adresse hinterlegt, Empfänger ausgeschieden. Wurde niemand erreicht, steht auch das dort. Die Detailansicht ergänzt den aktuellen Budgetstand der Akte. Damit lässt sich die Frage, ob jemand informiert wurde, belegen statt vermuten.

So funktioniert’s

1. In der Akte den Abschnitt Budget öffnen und eine Budgetzeile mit Zeitraum, Betrag und Einheit anlegen.
2. Bei Bedarf zusätzliche Benachrichtigungsempfänger eintragen.
3. Track2Bill prüft die Ausschöpfung und meldet das Erreichen der Schwellen automatisch.
4. Unter Verwaltung die Seite Budget-Benachrichtigungen öffnen und den Zeitraum wählen.
5. Eine Zeile anklicken, um Empfänger, Begründung und den aktuellen Budgetstand zu sehen.