Jahresplanung als Monatsmatrix

Worum es geht

Die Jahresansichten zeigen die Planung als Monatsmatrix: eine Zeile je Person oder Planstelle, zwölf Monatsspalten, gegliedert nach Dezernaten. Drei Ansichten stellen Stunden, gestellte Rechnungen und Einnahmen dar.

Jahresplanung entsteht in vielen Kanzleien in einer Tabellenkalkulation, die einmal jemand gebaut hat und die seither weitergereicht wird. Sie kennt die tatsächlichen Zahlen nicht, muss jedes Jahr nachgezogen werden und existiert am Ende in mehreren Fassungen.

Die Jahresansichten holen die Planung dorthin, wo die Ist-Zahlen ohnehin liegen. Jede Zeile steht für eine Person oder Planstelle, jede Spalte für einen Monat; Dezernate bilden Gruppen mit eigener Zwischensumme, darunter steht die Gesamtzeile. Drei Ansichten unterscheiden sich nur darin, welche Größe sie zeigen: geplante Stunden, gestellte Rechnungen oder Einnahmen.

Wo die Ableitung nicht passt, lässt sich ein Zellwert überschreiben; überschriebene Zellen bleiben als solche erkennbar, sodass Planung und Ableitung unterscheidbar bleiben. Für Besprechungen und Abstimmungen geht die Matrix als Excel-Datei heraus — die Tabelle bleibt damit möglich, ohne dass sie die Quelle der Wahrheit wird.

So funktioniert’s

1. Unter Verwaltung die Planung öffnen und zur Jahresansicht wechseln.
2. Das Planjahr wählen.
3. Zwischen den Ansichten Stunden, Gestellte Rechnungen und Einnahmen umschalten.
4. Einzelne Zellwerte bei Bedarf überschreiben.
5. Die Matrix über Excel-Export als Datei ausgeben.