LEDES-Codes und LEDES-Export

Worum es geht

Große Mandanten rechnen über E-Billing-Systeme ab und erwarten die Rechnung als LEDES-Datei. Track2Bill setzt die nötigen Codes an der Rechnungsposition und erzeugt die Datei auf Knopfdruck.

Wer für Konzernmandanten arbeitet, kennt den Bruch: Die Rechnung ist fertig, aber das E-Billing-System des Mandanten nimmt sie nur in maschinenlesbarer Form an — mit Codes, die jede Position einer Tätigkeitsart und einer Verfahrensphase zuordnen. Ohne Unterstützung wird die Rechnung dafür ein zweites Mal aufbereitet, oft in einer Tabelle neben dem System.

Track2Bill hält beides an einer Stelle. Im Rechnungsentwurf trägt jede Position neben Datum, Bearbeiter, Zeit und Beschreibung auch einen Aktivitäts- und einen Aufgabencode. Die zur Auswahl stehenden Codes kommen aus dem Katalog, der dem Mandanten zugeordnet ist, sodass nur gültige Werte gesetzt werden können.

Ist die Rechnung ausgestellt, erzeugt der Export die LEDES-Datei daraus — dieselbe Rechnung, nur in dem Format, das die Gegenseite erwartet. Vier Varianten stehen zur Wahl, von LEDES 1998B bis LEDES XML. Damit bleibt eine Rechnung eine Rechnung, unabhängig davon, auf welchem Weg sie den Mandanten erreicht.

So funktioniert’s

1. Im Rechnungsentwurf die Position zur Bearbeitung öffnen.
2. Aktivitäts- und Aufgabencode aus dem Katalog des Mandanten wählen.
3. Den Entwurf prüfen und die Rechnung ausstellen.
4. In der Rechnungsliste im Zeilenmenü LEDES exportieren wählen.
5. Das vom Mandanten geforderte Format bestimmen und die Datei erzeugen.