Mehrere Akten gemeinsam abrechnen

Worum es geht

Die Seite Freigegebene Zeiten zeigt alle abrechenbaren, noch nicht abgerechneten Leistungen nach Mandant und Akte gruppiert. Mehrere Akten eines Mandanten lassen sich ankreuzen und in einem Schritt zu einem gemeinsamen Rechnungsentwurf machen.

Mandanten mit mehreren laufenden Akten erwarten selten mehrere Rechnungen im selben Umschlag. Ohne Unterstützung bedeutet das Handarbeit: je Akte ein Entwurf, danach zusammenführen, Summen abgleichen, Zeiträume prüfen. Das ist fehleranfällig und kostet genau dort Zeit, wo am Monatsende ohnehin wenig davon ist.

In Track2Bill stehen die freigegebenen Zeiten nach Mandant und darunter nach Akte gruppiert auf einer Seite. Sie klappen den Mandanten auf, kreuzen die gewünschten Akten an — oder alle über das Häkchen in der Mandantenzeile — und sehen unten eine Leiste mit Anzahl und geschätzter Summe. Ein Klick erzeugt einen Entwurf über alle ausgewählten Akten.

Anschließend öffnet sich die Rechnungsprüfung, in der Positionen, Auslagen und Summen geprüft werden. Passen Währung, Umsatzsteuer oder Abrechnungsart zweier Akten nicht zusammen, benennt Track2Bill die Akte, die nicht dazugehört, statt die Auswahl wortlos abzulehnen.

So funktioniert’s

1. Freigegebene Zeiten öffnen und über Partner, Zeitraum oder Spaltenfilter auf den gewünschten Mandanten eingrenzen.
2. Den Mandanten aufklappen und die zu berechnenden Akten ankreuzen.
3. In der Leiste am unteren Rand Anzahl und geschätzte Summe prüfen und Auswahl abrechnen wählen.
4. Im Rechnungsentwurf Zeitraum, Positionen, Auslagen und Summen prüfen.
5. Den Entwurf freigeben und die Rechnung ausstellen.